Outsourcing oz. zunanje računovodstvo

Kaj je to outsourcing? Kako poteka?

Outsourcing računovodstva pomeni, da neko podjetje prenese izvajanje celotnega računovodstva na zunanje podjetje, ki opravlja računovodstvo kot svojo primarno dejavnost. Vedno več podjetij se odloča za zunanje računovodstvo zaradi prednosti, ki jih prinaša, kot npr.:

• Razbremenitev poslovanja
• Nižji stroški, zaradi manjše potrebe po investicijah in posledično višji prihodki poslovanja
• Več časa za opravljanje del, ki jih podjetnik obvlada
• Strokovnost računovodij v računovodskih servisih
• Večja prilagodljivost glede izbire (stroški izbire novega servisa so nižji od stroškov odpovedi in zaposlitve novega kadra)

Zunanje računovodstvo je primerno predvsem za manjša in srednja podjetja, kjer je notranje računovodstvo težko izvedljivo. Podjetnik računovodskemu servisu posreduje poslovne dokumente, računovodski servis pa te dokumente uredi, poknjiži in pripravi plače, vsa potrebna poslovna in davčna poročila.

Komu je namenjeno?

Zunanje računovodstvo je namenjeno podjetnikom, ki želijo prihraniti svoj čas in ga čim več nameniti izvajanju svoje osnovne dejavnosti, pri tem pa imajo na razpolago učinkovito računovodsko podporo z davčnim in poslovnim svetovanjem. Poleg tega je namenjeno podjetnikom, ki težijo k zniževanju stroškov poslovanja, večjemu pregledu nad svojim poslovanjem in sledijo napredku.

Kako izbrati dobre računovodske storitve?

Izbrati dober računovodski je eden izmed bolj pomembnih odločitev vsakega podjetja. Obenem pa je to zelo težka naloga. Po ocenah, naj bi v Sloveniji delovalo več kot 3000 računovodskih servisov. Le ti se razlikujejo po velikosti, izkušnjah, specializaciji, kakovosti ter seveda cenah po katerih tržijo svoje storitve. Kako se lotiti te težke naloge in se hkrati ne izgubiti v morju možnosti in ponudb? Zelo pomaga, če se zavedate, kaj si sploh želite od računovodskega servisa. Šele nato lahko pričnete z iskanjem ter preverjanjem številnih ponudb. Torej, ali natančno veste kaj iščete in kaj potrebujete? Spodaj je nekaj dejavnikov, ki se jih splača upoštevati.

• Vrsta storitve. Morda potrebujete le osnovno računovodsko knjiženje in pripravo obrazcev, ali pa celotne računovodske storitve z davčnim in finančnim svetovanjem.
• Cena - v primeru, da vam računovodstvo predstavlja le strošek in ne potrebujete dodatnih storitev, potem se vam splača izbrati cenejšeračunovodske storitve.

• Dobri osebni odnosi - ker boste z vašim računovodjo daljše obdobje veliko komunicirali, se vam splača izbrati tistega, s katerim se najbolje ujamete.
• Dosegljivost in dostopnost - Če ste podjetnik, se pogosto zgodi, da potrebujete informacije s strani računovodje takoj, tudi popoldne ali med vikendi. Veliko slabe volje si boste prihranili, če bo takrat dosegljiv tudi vaš računovodski servis.
• Program za vodenje podjetja - Imate veliko dokumentacije, ki jo sami vnašate z programom za vodenje podjetja? Z uporabo skupnega programa lahko zai računovodske storitve plačate bistveno manj. Na slovenskem trgu obstaja množica programov, kjer lahko računovodski servis in podjetje uporabljata isti program.  V Sloveniji sta najbolj popularna spletna programa miniMAX podjetja SAOP d.o.o. ter E-računi podjetja E-računi d.o.o.
• Dodatne storitve - tu se je potrebno vprašati. Ali obstaja možnost, da boste potrebovali davčno svetovanje, pripravo poslovnih načrtov ali dokumentacije za pridobitev nepovratnih sredstev , kadrovske storitve, itd. .
• Način sodelovanja z računovodskim servisom.
  • Računovodski servis vodi celotno računovodstvo podjetja. Vsi dokumenti podjetja se nahajajo pri računovodskem servisu. Podjetje sproti ali ponavadi mesečno dostavlja dokumentacijo računovodskemu servisu. Le-ta jo pravilno obdela in pripravi vse računovodske listine.
  • Najem računovodje. Podjetje hrani vse dokumente na svojem sedežu. Računovodski servis obišče podjetje ter opravi računovodske storitve na sedežu podjetja.
  • Podjetje in računovodski servis istočasno uporabljata isti program za vodenje računovodstva prek spleta. Dokumentacija se ponavadi nahaja pri podjetju, vendar je možno tudi obratno. Podjetje samo vnaša izdane in prejete račune, bančne izpiske, lahko tudi obračun DDV ter plače. Računovodja sproti preverja pravilnost vnosov ter pripravi vse računovodske listine.

Ko ste definirali, kaj želite lahko pričnete zbirati ponudbe in primerjati v kolikšni meri računovodski servis ustreza vašim zahtevam. Spodaj je nekaj dejavnikov, pri katerih se računovodski servisi največ razlikujejo. Ti dejavniki imajo lahko na vašo odločitev velik vpliv.

• Cena - običajno velja, da so dražje stvari boljše. Računovodske storitve niso izjema. Paziti se je treba sumljivo poceni računovodskih servisov. Obenem pa visoka cena še ne zagotavlja kakovosti. Nekateri računovodski servisi vam bodo v ceno všteli davčno svetovanje. Velikokrat se zgodi, da takega svetovanja ne boste koristili nikoli.
• Velikost - velik računovodski servis ima načeloma več znanja in izkušenj. Ponavadi pokriva tudi večji spekter poslovnih storitev. Kot npr. priprava poslovnih načrtov, priprava dokumentacije za pridobitev nepovratnih evropskih sredstev, računanje različnih finančnih pokazateljev poslovanja,... Slaba lastnost velikih računovodskih servisov je, da ponavadi morate komunicirati z različnimi zaposlenimi v računovodskem servisu. Le-tem je velikokrat treba znova razlagati posebnosti vašega podjetja in vašega problema. Običajno so večji računovodski servisi tudi dražji. Manjši računovodski servisi imajo načeloma bolj osebni odnos ter so nekoliko bolj fleksibilni.
• Kakovost - Današnja tehnologija in programi omogočajo, da računovodski servisi opravljajo računovodske storitve dovolj natančno, strokovno in zakonsko ustrezno. Seveda pa mora biti kakovosten računovodski servis tudi prilagodljiv, izkušen, uporabljati sodobno tehnologijo in hitro reševati vse strankine zahteve.
• Specializacija - večina računovodskih servisov sprejema vse stranke. Obstajajo pa tudi računovodski servisi specializirani za določeno panogo, kot npr. zdravniki, odvetniki, nepremičninska podjetja, ... Če imate posel s posebnimi potrebami je specializiran računovodski servis dobra odločitev.